Sears关于公告和记录保存的要求主要是关于文件记录的保存以及部分必要张贴物。Sears对于文件记录的真实准确性的要求是非常严格的。
全球社会责任审核计划要求海报必须在工厂显要位置并以当地文字张贴，供员工传阅参考。工厂须保存足够完整的详细文件，并可随时提供Sears Holdings 代表查阅，以证明其已完全遵守本《计划》。
主要规定
“公告和记录保存”条款旨在敦促供应商和生产厂家向工人解释本计划，以及工人根据计划规定享有的全部权利。“公告和文件记录保存”条款包括以下主要规定：
· 所有Sears Holdings业务合作伙伴必须在工厂内的公众场所张贴翻译成当地文字的全球社会责任审核计划海报，并应工人的要求向工人提供相应的复本。
· 所有Sears Holdings业务合作伙伴必须向工人说明全球社会责任审核计划要求的规定，以及工人根据计划规定应享有的权利。
此外，Sears Holdings 供应商和生产厂家还必须遵守以下规定：
· 保存能够支持工厂开展达标工作的所有必要文件。
· 应Sears Holdings代表要求提供雇用工人记录。
· 允许Sears Holdings代表单独同工人面谈。
· 及时回复Sears Holdings代表有关全球社会责任审核计划执行情况的合理垂询。
· 遵守Sears Holdings规定的文件记录保存补充指导原则。
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童工
用工年龄必须符合以下所有条件：
（1）大于所在地法定用工的小年龄；
（2）不至於防碍其接受义务教育；
（3）大于十四周岁。
主要规定:
Sears公司采购准则的“禁用童工”条款，为供应商及生产厂家制定了以下主要规定：
ü 工厂必须遵守在低工作年龄上的所有适用法律规定。如法定低工作年龄为14岁或14岁以下时，工厂不得雇用年龄低于14岁的工人。如法律规定的低工作年龄在14岁以上时，工厂工人的年龄均不得低于这个法定低工作年龄。
ü 遵守所在国在加班时间、危险性工作及夜班上对未成年工人实行的限制。
违规行为:
ü 工人的年龄低于所在国法定低工作年龄，或Sears公司采购准则所规定的低工作年龄。
ü 未成年工人从事危险性或法律禁止的工作。
ü 工厂曾使用过童工（如雇用时年龄低于法定工作年龄的工人）。
ü 工厂内有儿童在活动，但这些儿童并没有工作。（除非工厂经有关部门批准设立了单独的幼儿园，否则上述作法属违规行为。）
ü 工厂无完善的聘用流程确保遵守工作年龄的规定。
ü 工厂未完整保存所有员工的年龄记录，或无年龄记录。
良好管理实务:
ü 工厂的聘用制度和流程符合当地法律及Sears公司采购准则关于低工作年龄的规定。
ü 工厂在雇用工人以前核实工人的年龄。
ü 工厂建立了每位员工的新人事档案，并在人事档案中保存员工、出生证明、护照或其它相关文件的复件。在无法提供正式年龄文件的国家中，工厂必须运用适当、可靠的方法核实并记录工人的年龄。（参见“公告及文件记录保存”条款）
ü 针对在工作时间及岗位上有法律限制的工人，工厂保存一份有关这些工人的完整名单。工厂保证这些工人没有在超出限制以外的时间工作，并不安排他们从事危险性工作。
ü 针对在工作时间和岗位上存在限制的未成年工人，工厂应专为这些未成年工人开设生产线。
ü 工厂鼓励未成年工人参加夜校。
常见问题:
问：据我了解墨西哥法律允许工厂雇用15岁的未成年工人。但Sears公司在该国生产厂家的许多15岁工人经常工作到晚上8点。这是否违反了Sears公司采购准则的指导原则？
答：在上述事例中，尽管工厂在员工年龄上遵守了Sears公司采购准则的有关规定，但这些工人的工作时间则违反了墨西哥法律。墨西哥法律规定15－18岁的工人每日工作时间不得超过下午6点。因此上述作法属违规行为。
问：印度尼西亚法律规定18岁以下的工人不得从事“危险性”工作，但法律没有对“危险性”工作作出明确定
义。Sears公司采购准则如何界定“危险性”工作的范畴？
答：在法律没有明确定义危险性工作的情况下，Sears公司将根据常规和经验以制定危险性工作的范畴。如Sears公司采购准则同意工厂雇用年龄为15岁的缝纫工，但相同年龄的工人在工作中不得使用溶剂或粘胶剂。
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